ชำนาญ พิมลรัตน์
ผู้จัดการทุกคนจะต้องใช้การตักเตือนด้วยวาจากรณีที่ลูกน้องฝ่าฝืนระเบียบวินัยหรือทำงานให้ได้ผลตามที่คาดหวัง ในแง่ของกฎหมาย การตักเตือนด้วยวาจาไม่ถือว่าเป็นการลงโทษ เช่น ถ้าถูกตักเตือนด้วยวาจาเพราะมาทำงานสาย 7 ครั้ง ครั้งที่ 8 จะเลิกจ้างเพราะกระทำผิดซ้ำคำเตือนไม่ได้เพราะลูกน้องเจ้าปัญหานี้ยังไม่เคยถูกเตือนเป็นหนังสือว่าด้วยการมาทำงานสายมาก่อน
การตักเตือนด้วยวาจาเป็นเครื่องมือในการป้องกันและแก้ไขปัญหาชั้นยอดของผู้จัดการ แต่ผู้จัดการจะต้องใช้การตักเตือนด้วยวาจาอย่างถูกต้องและเหมาะสม
ประการแรกจะต้องมุ่งแก้ไขและไม่ซ้ำเติมหรือทำให้พนักงานที่ถูกเตือนเจ็บปวดรวดร้าวหรือเสียหน้า ดังนั้น กฎข้อแรกก็คือจะต้องตักเตือนในที่ส่วนตัวหรือไม่กระทำต่อหน้าผู้อื่น
กฎข้อที่สองก็คือจะต้องไม่ใช้วิธีดุด่าว่ากล่าวเพราะนั่นมิใช่การตักเตือนที่สร้างสรรหรือมุ่งแก้ไข
กฎสองข้อแรกถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมากและผู้จัดการส่วนใหญ่มักจะลืมกฎสองข้อนี้อันเป็นเหตุให้การตักเตือนด้วยวาจากลายเป็นการดุด่าว่ากล่าว
จริงๆ แล้วการตักเตือนด้วยวาจาก็มิได้มีขั้นตอนยุ่งยากอะไรมากนักดังจะขอแจกแจงขั้นตอน ดังนี้
- รวบรวมข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น (อะไร ใคร ทำไม ที่ไหน และอย่างใด)
- พูดคุยกับพนักงานในที่ส่วนตัว เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียหน้า การอับอาย หรือการถูกดูถูกเหยียดหยามจากเพื่อนร่วมงานหรือผู้อื่น
- ระบุเหตุผลของการตักเตือนด้วยวาจา เจาะจงลงไปว่าผิดกรณีใดและเพราะอะไร
- เปิดโอกาสให้พนักงานชี้แจงแสดงเหตุผล (ผู้จัดการเป็นจำนวนไม่น้อยลืมข้อนี้)
- รับฟังคำอธิบายของพนักงาน ด้วยความตั้งใจและด้วยความมีใจกว้าง (ผู้จัดการส่วนใหญ่มักไม่ค่อยฟังหรือฟังแต่ก็ไม่เปลี่ยนความคิดที่จะลงโทษทั้งๆ ที่พนักงานมีเหตุผลที่ดี
- ถ้าเหตุผลดี ยกเลิกการตักเตือน
- ถ้าเหตุผลไม่เป็นที่ยอมรับ อธิบายว่าทำไมจึงยอมรับไม่ได้
– บันทึกการตักเตือนด้วยวาจาไว้เป็นหลักฐาน
สรุปแล้วการตักเตือนด้วยวาจาเป็นการพูดคุยระหว่างหัวหน้ากับลูกจ้างในเรื่องที่เกี่ยวกับ “ความประพฤติ” และ “ผลการปฏิบัติงาน” โดยมีวัตถุประสงค์จะเพิ่มประสิทธิภาพและคุณค่าในตัวของพนักงานเพื่อให้ปรับเปลี่ยนนิสัย พฤติกรรม ทัศนคติ หรือวิธีการทำงานเสียใหม่ซึ่งเหมาะสำหรับความผิดครั้งแรกที่ไม่รุนแรงมากนัก เช่น มาทำงานสาย ขาดงาน 1 วัน ทำของเสียไม่มากนัก ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนในการทำงาน ฝ่าฝืนกฎความปลอดภัย ฯลฯ